Informations sur la paie

Le formulaire d’état de présence ci-dessus doit être utilisé obligatoirement. Il contient des formules qui pré-remplissent certains champs, tels que le nom, l’adresse, le SIRET (en fonction du RNE) de l’établissement, ainsi que la date limite de réception de l’état de présence (en fonction du mois de paie).

Ce modèle d’état de présence contient toutes les informations nécessaires pour les vérifications mensuelles effectuées par le service dont le matricule (interne au service mutualisateur et apparaissant sur les fiches de paie), le nom, le prénom, le statut, la date de début et de fin de contrat ainsi que la quotité.

Dans l’entête, les cases bleues foncé doivent être complétées, ce sont des volets déroulants : RNE (à gauche) et mois de paie (à droite). De plus, le nom du chef d’établissement, du correspondant des AED, ainsi que le numéro de téléphone doivent être renseignés pour permettre un contact rapide en cas de besoin de précisions.

Dans le tableau, les 7 premières colonnes doivent obligatoirement être remplies. Si les autres colonnes ne sont pas remplies, cela signifie qu’aucune absence n’est à signaler (état néant).

En bas du tableau, il est nécessaire de mentionner la date et d’obtenir la signature et le tampon du chef d’établissement. Aucune autre signature ne sera acceptée, car le chef d’établissement est juridiquement responsable de cette pièce comptable. Toutefois, en cas de délégation de signature, veuillez nous la transmettre le cas échéant.

Chaque ligne de l’état de présence doit correspondre à un contrat papier distinct.

Exemple 1 : Si l’établissement fait signer deux contrats à 50% à un AED, l’un du 01/09/2023 au 31/08/2024 et l’autre du 01/09/2023 au 06/07/2024, il faudra indiquer l’AED sur deux lignes distinctes, et non sur une seule ligne, même si théoriquement il est à 100% jusqu’au 06/07/2024.

Exemple 2 : Si un AED signe un avenant à compter du 01/10/2023 et passe de 50% à 100% jusqu’à la fin de son contrat le 31/08/2024, il faudra modifier la quotité de travail et indiquer dans la case observation la mention « avenant : passage à 100% à compter du 01/10/2023 ».

Exemple 3 : Si un AED signe un contrat complémentaire pour pallier à une absence et qu’il a déjà un contrat à 50% du 01/09/2023 au 31/08/2024, son contrat complémentaire de 50% du 09/12/2023 au 30/06/2024 devra être indiqué sur une ligne distincte, et non sur une seule ligne.

Pour indiquer la fin de contrat, veuillez ne pas modifier la DATE DE FIN DE CONTRAT (3). En effet, conformément à la légende, cette colonne indique la date de fin prévisionnelle du contrat de travail.

Vous devrez plutôt renseigner dans la colonne MOTIF FIN DE CONTRAT (6) le motif correspondant, en vous basant sur la sélection effectuée dans la notice de fin de contrat. En outre, dans la colonne OBSERVATIONS, veuillez spécifier la date du dernier jour payé. À partir du jour suivant cette date, l’AED ne fera plus partie des effectifs de l’établissement.

Si vous constatez que le service a correctement pris en compte la fin de contrat (plus de fiche de paie), vous pourrez alors retirer l’AED de l’état de présence suivant.

Toutes les absences ayant un impact sur la rémunération doivent être mentionnées dans l’état de présence.

Vous devez indiquer la date de début et de fin de chaque absence, ainsi que son motif. Si le motif ou la date de fin n’est pas encore connu(e) au moment de l’envoi de l’état de présence, vous pouvez simplement renseigner le début de l’absence, cocher la case « Autre » (5), et ajouter dans la case OBSERVATIONS la mention « non repris à ce jour, absence injustifiée ». Nous pourrons ensuite régulariser l’absence en précisant le motif et la date de fin correcte.

N’oubliez pas de cocher le motif correspondant lorsque vous indiquez des dates d’absence !

Enfin, toutes les absences autorisées par l’établissement et n’ayant AUCUN IMPACT sur la rémunération ne doivent pas figurer sur l’état de présence (par exemple : enfant malade, jours pour concours, jours d’absence rattrapés, etc.). Cela évitera des retraits de rémunération injustifiés.