Gestion des AED

Pour tout nouveau recrutement d’un assistant d’éducation, il est impératif de procéder à une vérification du bulletin n°2 du casier judiciaire ainsi que des fichiers judiciaires nationaux automatisés concernant les infractions sexuelles, violentes et terroristes.

Cette vérification est effectuée par le bureau DPE3 du rectorat, au sein de la Direction des Ressources Humaines (DRH).

Pour ce faire, l’employeur doit remplir l’imprimé de confirmation d’embauche d’un assistant d’éducation fourni ci-dessous et le transmettre rapidement à l’adresse ce.dpe@ac-strasbourg.fr. Il est obligatoire de joindre une copie de la carte nationale d’identité ou de la carte de séjour du candidat.

Seules les informations relatives aux extraits de casier judiciaire non-vierges seront envoyées en retour.

Dans le cas où un assistant d’éducation se trouve en arrêt de travail pour une période dépassant 2 semaines (congé maladie ordinaire, congé maternité, etc.), l’employeur peut solliciter la DPE3 pour demander les moyens pour recruter un remplaçant.

La demande de remplacement d’un assistant d’éducation est à adresser par mail à l’adresse ce.dpe@ac-strasbourg.fr en indiquant le nom (figurant sur le contrat de recrutement) et le prénom, la période et le motif de l’absence, ainsi que la quotité de travail.

La signature du contrat de l’assistant à remplacer doit avoir été préalablement validée dans ASSED. De plus, il est essentiel que l’arrêt de travail ait été préalablement enregistré dans l’application Gestion Individuelle.

Une fois la demande approuvée, la DPE3 envoie un courrier d’autorisation de recrutement qui doit être transmis au service mutualisateur avec le nouveau contrat.

SIATEN est une application conçue pour permettre aux candidats de postuler en tant qu’assistant d’éducation.

Lors de leur candidature, les candidats fournissent toutes les informations personnelles nécessaires. La plupart de ces données, telles que le nom, le prénom, la date de naissance et l’adresse, seront ensuite utilisées pour établir le contrat sur ASSED.

Il est important de noter que le dossier SIATEN est uniquement utilisé pour la première candidature à un poste d’AED. Si un candidat a déjà exercé auparavant (hors contrat CUI CAE) dans l’éducation nationale et possède un NUMEN (Numéro d’identification de l’éducation nationale), il n’est pas nécessaire de maintenir, créer ou recréer un dossier sur SIATEN. Pour les futurs contrats, les établissements pourront retrouver les candidats dans la base de données des candidats potentiels ayant déjà exercé.

ASSED est une application conçue pour permettre aux EPLE employeurs d’éditer des contrats de travail pour les assistants d’éducation à partir des données issues de SIATEN.

Pour accéder à l’application ASSED, il suffit de se rendre sur le portail ARENA et de cliquer sur l’onglet « Gestion des personnels », puis sélectionner « Gestion des assistants d’éducation (ASSED) ».

Les différentes fonctionnalités de l’application sont les suivantes :

• Contrat : Cet onglet permet aux utilisateurs de consulter et d’éditer les contrats en cours pour les assistants d’éducation.
• Candidat : Dans cet onglet, les utilisateurs peuvent effectuer une recherche pour trouver un candidat spécifique et lui créer un contrat de travail.
• Consommation : L’onglet « Consommation » permet de suivre la consommation en équivalent temps plein (ETP) pour chaque année scolaire, donnant ainsi une vue d’ensemble de l’utilisation des ressources liées aux assistants d’éducation.
• Conseil d’administration : Dans cet onglet, il est possible d’ajouter un conseil d’administration afin qu’il figure sur les contrats des assistants d’éducation, apportant ainsi une information essentielle.

GESTION INDIVIDUELLE est une application conçue pour permettre aux EPLE employeurs de consulter les dossiers tant des enseignants que des assistants d’éducation. Cette application offre diverses fonctionnalités, dont la saisie, la modification ou la suppression de différents types de congés tels que le Congé de Maladie Ordinaire, l’Autorisation d’Absence, la Déclaration de Grossesse, le Congé de Maternité, ainsi que les Congés Autres. De plus, vous pouvez également éditer un arrêté d’octroi de congé qui informe du traitement à appliquer sur la paie, indiquant s’il s’agit d’un congé sans traitement, plein traitement ou demi-traitement.

Pour accéder à l’application GESTION INDIVIDUELLE, il suffit de se rendre sur le portail ARENA. Ensuite, de cliquer sur l’onglet « Gestion des personnels », suivi de « Gestion complète des enseignants » et enfin, sélectionner « Gestion individuelle de l’agent ». À partir de là, il sera possible de consulter et gérer les dossiers de chaque assistant d’éducation.

L’employeur peut fournir le NUMEN aux assistants d’éducation qui en font la demande. Une fois que le contrat est signé et validé dans ASSED, voici la procédure pour accéder à cette information via le portail ARENA :

1. Cliquez sur l’onglet « Gestion des personnels ».

2. Sélectionnez « Gestion complète des enseignants ».

3. Choisissez « Gestion individuelle de l’agent ».

4. Accédez au dossier de l’assistant d’éducation concerné.

5. Dans l’onglet « Synthèse » (qui se trouve à gauche), vous trouverez les informations recherchées.

Il est important de noter que les informations relatives au NUMEN sont visibles dans ARENA à J+1 de la date de la signature du contrat dans ASSED. Cela signifie que dès le lendemain de la validation du contrat, l’employeur pourra consulter et communiquer le NUMEN à l’assistant d’éducation qui en fait la demande.

Depuis le site de l’URSSAF, chaque employeur dispose de la possibilité d’établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette démarche est essentielle et obligatoire avant toute embauche d’un nouvel salarié.

La DPAE permet à l’employeur de déclarer l’embauche d’un nouveau salarié aux organismes sociaux concernés, notamment l’URSSAF, la caisse de retraite complémentaire, la caisse d’assurance maladie, Pôle emploi, etc. Cette déclaration préalable permet d’informer ces organismes de l’arrivée du nouvel employé et de lui ouvrir ses droits aux prestations sociales et aux différentes couvertures sociales.

La DPAE doit être effectuée au moins 8 jours avant la date d’embauche effective, et elle peut être réalisée en ligne depuis le site de l’URSSAF. L’employeur devra fournir des informations relatives à l’identité du nouvel employé, sa date de naissance, son adresse, son statut, la date de début du contrat, le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage, etc.), la durée de travail, etc.

L’établissement de la DPAE en ligne présente de nombreux avantages, notamment la rapidité et la simplicité du processus. Une fois la déclaration préalable soumise, l’employeur reçoit un accusé de réception confirmant que la DPAE a bien été enregistrée et transmise aux organismes sociaux concernés.

Le site net-entreprises.fr est une plateforme en ligne mise en place par les organismes sociaux français pour faciliter les formalités administratives liées à l’emploi. Il est spécialement conçu pour les entreprises et employeurs afin de simplifier la gestion de leurs déclarations sociales obligatoires.

Ce site permet à l’employeur et au mutualisateur de réaliser différentes démarches importantes, telles que :

• Déclarations sociales : Il permet de saisir et de transmettre les déclarations sociales obligatoires, telles que les déclarations de cotisations sociales (mutualisateur), les attestations de salaires en cas d’arrêts maladie (employeur), etc.

• Suivi des déclarations : Le site net-entreprises offre un suivi complet des déclarations transmises, permettant à l’employeur de vérifier leur bonne réception et de corriger d’éventuelles erreurs (mutualisateur).

• Accès à des informations et services utiles : Le site propose également des informations et des services relatifs à la législation sociale, aux taux de cotisations en vigueur, ainsi que des outils pour aider l’employeur à calculer les cotisations sociales (employeur et mutualisateur).

La notification dématérialisée du taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour toutes les employeurs qui relèvent du régime général, quel que soit leur effectif, sous peine de pénalités. Pour remplir cette obligation légale, il suffit pour chaque employeur de s’inscrire au compte AT/MP sur net-entreprises.fr.

Tous les EPLE ont choisi d’adhérer au régime d’assurance chômage avec une option d’adhésion révocable. Cela signifie que l’administration de l’établissement n’est pas responsable du versement des allocations chômage en cas de licenciement d’un personnel.

Au lieu de cela, les allocations chômage sont gérées et versées par Pôle emploi, un organisme public indépendant spécialisé dans l’accompagnement des demandeurs d’emploi.

Chaque établissement dispose d’un espace dédié sur le site de Pôle emploi, qui lui permet d’établir les attestations nécessaires lors de la fin de chaque contrat. Ces attestations sont importantes pour les employés qui souhaitent bénéficier des allocations chômage et doivent être fournies à Pôle emploi dans les délais requis.

La durée annuelle de travail des assistants d’éducation est définie par l’article 1er du décret n° 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l’État. Elle est fixée à 1607 heures annuelles, qui doivent être accomplies sur une période maximale différente en fonction des missions assignées aux assistants d’éducation :

1. Pour la plupart des AED, la période maximale de travail s’étend sur 39 à 45 semaines.
2. Pour les AED exerçant en tant qu’assistants pédagogiques (AP) pour soutenir le personnel enseignant, la période maximale de travail est de 36 semaines.

Ces périodes de travail déterminent la répartition du temps de travail des assistants d’éducation tout au long de l’année scolaire. Ils doivent effectuer leurs 1607 heures de travail dans ces cadres définis, et la répartition précise des heures de travail sur les semaines concernées sera spécifiée en fonction des besoins et des missions spécifiques attribuées à chaque assistant d’éducation.

Le temps de travail des assistants d’éducation est déterminé selon une durée annuelle de 1607 heures, qui est généralement répartie sur 39 semaines. Cela signifie que sur ces 39 semaines, 36 sont consacrées à la présence auprès des élèves et 3 semaines sont allouées à des tâches administratives en permanence. Le temps de travail est organisé selon un cycle hebdomadaire de 41,12 heures, soit la division de 1607 heures annuelles par les 39 semaines.

L’application ASSED est paramétrée sur la base de 45 semaines, ce qui correspond à un temps de travail étendu. Cette durée de 45 semaines ne s’applique que dans les cas où les personnes travaillent également pendant les mois de juillet et août, par exemple dans le cadre d’activités comme l’école ouverte.

Toutefois, pour la majorité des assistants d’éducation, qui n’effectuent pas de travail pendant les mois de juillet et août, il est essentiel de ramener la durée annuelle de travail à 39 semaines pour les assistants d’éducation ou à 36 semaines pour les assistants pédagogiques, en fonction de leurs missions spécifiques.

Vous trouverez ci-dessous une matrice pour vous aider à calculer le nombre d’heures du contrat à renseigner sur ASSED, en fonction de divers paramètres (durée, quotité) :