En fin de mois, après avoir traité la paie des établissements, le service mutualisateur envoie deux courriels distincts :
- Un courriel contenant les bulletins de salaire des employés.
- Un courriel contenant les journaux comptables nécessaires pour le mandatement des salaires.
Les journaux comptables envoyés comprennent le journal des rubriques (récapitulant le total de chaque rubrique présente sur le bulletin de paie), le journal réglementaire employeur (récapitulant les totaux patronaux et salariaux) et le bilan comptable non détaillé, qui sert de vérification pour le mandatement des salaires.
Ces e-mails sont automatiquement envoyés à l’adresse académique du chef d’établissement (ce.RNE@ac-strasbourg.fr). La personne chargée de cette boîte mail doit transférer les informations à la personne responsable de la gestion de la paie des AED au sein de l’établissement, ainsi qu’au service de gestion chargé du mandatement des salaires.
Il est essentiel de transmettre systématiquement les bulletins de salaire au service de gestion de chaque établissement, accompagnés des journaux comptables, car ils servent de justificatifs comptables.
Avant de remettre les bulletins de salaire aux salariés, il est recommandé de les vérifier afin d’éviter toute erreur de rémunération. En cas d’anomalie, veuillez informer immédiatement le service mutualisateur.
Les bulletins de salaire sont envoyés sous forme électronique aux employeurs des établissements. Il est de la responsabilité des employeurs de les remettre aux employés concernés et d’en conserver au moins une copie. Le service mutualisateur ne doit pas être l’interlocuteur privilégié des AED lorsqu’ils ont besoin d’une fiche de paie, car la gestion des salariés incombe à l’employeur.
Depuis le passage sur GOSPEL puis sur OPER@, le service mutualisateur ne peut plus fournir aux EPLE employeurs un bilan détaillé pour le mandatement des salaires. Désormais, chaque établissement doit établir son propre bilan en se basant sur le journal des rubriques.
Pour faciliter la compréhension du journal des rubriques, une matrice est mise à disposition, comprenant trois onglets :
- « Calcul préparatoires » : Permet de déterminer le montant net à mandater au compte 6447 en utilisant le journal des rubriques.
- « Journal rubriques AED » : Permet de reporter les valeurs essentielles du journal des rubriques pour établir un bilan comptable.
- « Bilan AED » : Détaille le mandatement à effectuer une fois les deux premiers onglets complétés et vérifiés.
Après avoir effectué le mandatement à l’aide de ces onglets, il est possible de vérifier le total à mandater en comparant avec le bilan non détaillé transmis avec le journal des rubriques.
Le service mutualisateur s’efforce de traiter les paies avec précision, mais en raison de contraintes de délais, il peut arriver que certaines informations de paie ne soient transmises à temps et ainsi ne soient pas traitées dans le mois où elles ont lieu, ce qui peut entraîner des sommes perçues à tort.
Si cette situation se présente, pour régulariser vous devez procéder aux ajustements des dépenses et des recettes en utilisant le journal des rubriques du mois où le trop-perçu a été constaté. Cela permet que votre comptabilité reflète les charges et les produits réels liés aux rémunérations.
Conformément à l’article 5 de la convention de paie à façon, vous devez effectuer un virement bancaire au Lycée Kléber pour rembourser le montant net trop-perçu par l’AED. Vous recevrez à cet effet un courrier accompagné d’un titre exécutoire émis à l’encontre de votre établissement, ainsi que la fiche de paie de l’AED concerné.
En tant qu’établissement employeur, il est de votre responsabilité de récupérer directement auprès de l’AED le montant de salaire indûment perçu. À cet effet, vous devez établir un titre exécutoire à l’encontre de l’AED en question.
En tant qu’établissement employeur, il est possible que vous receviez une saisie administrative à tiers détenteur, également appelée saisie sur salaire. Cette procédure légale permet à un créancier de recouvrer une dette impayée auprès d’un employé débiteur. Les dettes concernées peuvent inclure des arriérés de paiement de pensions alimentaires, des dettes fiscales, des prêts impayés, etc.
Une fois qu’un créancier obtient une ordonnance de saisie sur salaire auprès du tribunal, les employeurs sont légalement tenus de retenir une partie du salaire de l’employé débiteur et de la verser directement au créancier pour rembourser la dette. Le montant à saisir est généralement déterminé en fonction des lois et règlements en vigueur.
Dans le cadre de la convention de paie à façon, le service mutualisateur est ainsi chargé de recevoir la saisie, de la mettre en place en respectant le barème en vigueur, et d’effectuer les paiements des sommes saisies au créancier.
Il est crucial que vous transfériez tout courrier concernant une saisie sur salaire au service mutualisateur, afin que la procédure puisse être gérée correctement et conformément aux dispositions légales en vigueur.