L’état de présence, dûment signé par le chef d’établissement (l’ordonnateur), représente la seule pièce comptable qui habilite le service mutualisateur à procéder au versement des salaires des AED. Il joue également un rôle essentiel pour le service en permettant de vérifier toutes les informations ayant une incidence sur la paie, garantissant ainsi que tous les AED sont rémunérés en fonction de leur service effectué.
Pour faciliter le processus, l’état de présence est disponible en téléchargement sur le menu « Information sur la paie ». Chaque mois, aux dates fixées, il est nécessaire de le compléter soigneusement avant de le retourner par courriel. Ce suivi rigoureux assure une gestion optimale des salaires et contribue à la fluidité du traitement des rémunérations.
En cas d’arrêt de travail, l’employeur doit systématiquement transmettre une attestation de salaire à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) du salarié. C’est à partir de cette attestation que la CPAM détermine le droit aux indemnités journalières du salarié et en calcule le montant.
Établir une attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail d’un salarié lié aux motifs suivants :
- maladie ;
- maternité, paternité/accueil de l’enfant, adoption ;
- accident du travail ou maladie professionnelle (contacter le service mutualisateur avant) ;
- reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.
Tous les employeurs sont concernés par cette obligation. En cas de refus, vous risquez des sanctions du tribunal administratif.
En cas d’arrêt de travail, l’employeur doit systématiquement transmettre un arrêté d’octroi de congé au service mutualisateur pour tout arrêt de travail d’un salarié lié aux motifs suivants :
- maladie ;
- maternité, paternité/accueil de l’enfant, adoption.
Il est impératif que l’assistant d’éducation transmette, dans les 48 heures, le volet destiné à la caisse de sécurité sociale et le volet destiné à son employeur en cas d’arrêt maladie.
Pour tout arrêt maladie, l’établissement employeur doit établir une attestation de salaire via le service en ligne Net-Entreprise. Le dernier jour travaillé sera considéré comme le jour précédant la date de début du congé maladie, même s’il s’agit d’un jour non travaillé.
Le premier jour de congé pour maladie entraîne une retenue sur la rémunération en vertu du jour de carence conformément à l’article 115 de la loi du 30 décembre 2017.
Si l’assistant d’éducation remplit les conditions d’ancienneté requises, il a droit au maintien de salaire selon les modalités suivantes :
- Après 4 mois de service : 90 jours à plein traitement + 90 jours à demi-traitement (à compter du 01/09/2024).
Le premier jour de maladie n’est pas pris en charge par l’employeur ni par la sécurité sociale. Les deuxième et troisième jours sont pris en charge par l’employeur dans la limite des droits au maintien de salaire.
À partir du quatrième jour, si les conditions sont remplies, l’assistant d’éducation bénéficie des indemnités journalières de la sécurité sociale. Celles-ci sont déduites du salaire si l’AED est en congé plein traitement ou demi-traitement.
Comment informer le service mutualisateur d’un arrêt maladie ?
L’établissement doit envoyer par courriel une copie de l’arrêt de travail ainsi que l’arrêté saisi dans GI/GC dès réception. De plus, l’absence doit être signalée sur l’état de présence.
Il est important de noter que toute absence non justifiée par un arrêt de travail est enregistrée sans traitement.
Avant de traiter un dossier d’accident du travail ou de trajet, veuillez prendre contact avec le service mutualisateur.
Cette procédure concerne les AED à 100% et ayant signé un contrat d’au moins un an :
La déclaration d’accident de travail doit être transmise au Bureau des accidents et des maladies professionnelles du Rectorat de Strasbourg (DPAE4) uniquement si l’assistant d’éducation a un contrat à temps complet d’au moins un an.
Vous trouverez ci-dessous la circulaire détaillant la constitution des dossiers d’accident de service, d’accident de trajet ou de maladie professionnelle :
Comment informer le service mutualisateur d’un arrêt suite à un accident de service ou de trajet d’un AED à 100% et ayant signé un contrat d’au moins un an ?
En cas d’arrêt de travail, les certificats médicaux doivent parvenir au service mutualisateur dans les 48 heures suivant leur établissement. Le service doit être informé qu’un dossier a été constitué auprès de la DPAE4.
La DPAE4 envoie ensuite la décision d’imputabilité du congé au service mutualisateur, qui traite l’arrêt dans le cadre de la paie.
L’arrêt sera traité comme un congé maladie ordinaire tant que la décision d’imputabilité n’a pas été attestée par la DPAE3 (Section ATMP). Ne pas oublier d’indiquer ces informations sur l’état de présence mensuel.
Comment est rémunéré le congé accident du travail ou de trajet pour les AED à 100% et ayant signé un contrat d’au moins un an ?
Si l’assistant d’éducation remplit les conditions d’ancienneté requises, il a droit au maintien de salaire selon les modalités suivantes :
- Dès le début du contrat : 30 jours à plein traitement ;
- Après 2 ans de service : 60 jours à plein traitement ;
- Après 3 ans de service : 90 jours à plein traitement.
Comment sont pris en charge les frais médicaux pour les AED à 100% et ayant signé un contrat d’au moins un an ?
Le Rectorat enverra aux établissements les factures des soins qui devront être payées par l’établissement, puis seront remboursées par le lycée Kléber sur présentation de la copie du mandat et des pièces justificatives.
Avant de traiter un dossier d’accident du travail ou de trajet, veuillez prendre contact avec le service mutualisateur.
Cette procédure concerne les AED à temps incomplet et/ou ayant signé un contrat inférieur à un an :
La déclaration d’accident de travail doit être transmise à la CPAM :
Comment informer le service mutualisateur d’un arrêt suite à un accident de service ou de trajet ?
En cas d’arrêt de travail, les certificats médicaux doivent parvenir au service mutualisateur dans les 48 heures suivant leur établissement. Le service doit être informé qu’un dossier a été constitué auprès de la CPAM.
Si l’assistant d’éducation remplit les conditions d’ancienneté requises, il a droit au maintien de salaire selon les modalités suivantes :
- Dès le début du contrat : 30 jours à plein traitement ;
- Après 2 ans de service : 60 jours à plein traitement ;
- Après 3 ans de service : 90 jours à plein traitement.
La durée du congé maternité varie, dans les conditions suivantes, en fonction du nombre d’enfants que l’assistante d’éducation a déjà à sa charge avant la naissance de l’enfant.
Pour la naissance d’un enfant, la durée du congé maternité se décompose comme suit :
| Statut de l’enfant à naître | Durée du congé prénatal | Durée du congé postnatal | Durée totale du congé de maternité |
|---|---|---|---|
| 1er enfant | 6 semaines | 10 semaines | 16 semaines |
| 2e enfant | 6 semaines | 10 semaines | 16 semaines |
| 3e enfant ou plus | 8 semaines | 18 semaines | 26 semaines |
Pour la naissance de deux enfants ou plus (jumeaux, triplés, etc.), la durée du congé maternité se décompose comme suit :
| Nombre d’enfants à naître | Durée du congé prénatal | Durée du congé postnatal | Durée totale du congé de maternité |
|---|---|---|---|
| 2 | 12 semaines | 22 semaines | 34 semaines |
| 3 ou plus | 24 semaines | 22 semaines | 46 semaines |
L’assistante d’éducation peut demander à bénéficier de périodes supplémentaires de congé de maternité en cas de risques ou de complications liés à votre grossesse (grossesse pathologique) ou à son accouchement :
- Congé prénatal
2 semaines (14 jours) avant le début de votre congé prénatal (ce congé supplémentaire peut être prescrit à tout moment de la grossesse, à partir de sa déclaration, et être pris en une ou plusieurs périodes)
Il est indemnisé sur la base d’indemnités journalières du congé maternité.
- Congé postnatal
4 semaines (28 jours) après le congé postnatal.
Il est indemnisé sur la base d’indemnités journalières de congé maladie ordinaire.
Comment est rémunéré le congé maternité ?
Pour bénéficier de son plein traitement, l’assistante d’éducation doit justifier de 6 mois de services.
Le service mutualisateur ne verse que la partie complémentaire aux indemnités journalières.
En revanche, si l’assistante d’éducation ne justifie pas de 6 mois de services, elle ne perçoit que les indemnités journalières de la sécurité sociale (si leurs conditions sont remplies).
Comment informer le service mutualisateur d’un congé maternité ou d’un congé pathologique ?
L’établissement doit envoyer par courriel une copie du calendrier de grossesse de la CPAM ainsi que l’arrêté saisi dans “gestion individuelle” dès que la grossesse est connue. De plus, l’absence doit être signalée sur l’état de présence pendant toute la durée du congé.
Pour les congés pathologiques, l’établissement doit envoyer par courriel une copie de l’arrêt de travail ainsi que l’arrêté saisi dans “gestion individuelle” dès réception. De plus, l’absence doit être signalée sur l’état de présence.
À la naissance d’un enfant (ou le premier jour ouvrable suivant la naissance), le père (ou le cas échéant : le conjoint, le concubin de ou la personne liée à la mère par un pacte civil de solidarité) a droit à un congé de naissance de trois jours à prendre immédiatement à la naissance de l’enfant.
Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant est un congé de 25 jours (samedi, dimanche et jour férié compris) pour la naissance d’un enfant et de 32 jours pour une naissance multiple. Il doit débuter immédiatement après le congé de naissance de 3 jours payé à taux plein par l’employeur.
Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant peut être pris en une seule fois ou en plusieurs fois. Sa durée peut être décomposée en plusieurs périodes :
- Une première période obligatoire de 4 jours, elle doit débuter immédiatement après le congé de naissance de 3 jours.
- Une seconde période de 21 jours en cas de naissance simple ou de 28 jours en cas de naissances multiples. Cette seconde période de congé n’est pas obligatoire et peut être fractionnée en 2 parties dont la plus courte est au moins égale à 5 jours. Elle doit débuter dans un délai de 6 mois à compter de la naissance de l’enfant.
Comment est rémunéré le congé paternité ?
Pour bénéficier de son plein traitement, l’assistant d’éducation doit justifier de 6 mois de services.
Le service mutualisateur ne verse que la partie complémentaire aux indemnités journalières.
En revanche, si l’assistant d’éducation ne justifie pas de 6 mois de services, il ne perçoit que les indemnités journalières de la sécurité sociale (si leurs conditions sont remplies).
Comment informer le service mutualisateur d’un congé de naissance ou de paternité ?
Pour la naissance, l’établissement doit envoyer par courriel une copie certificat de naissance ainsi que l’arrêté saisi dans “gestion individuelle” (motif : événement familial). De plus, le congé employeur doit être signalé sur l’état de présence.
Pour le congé paternité, l’établissement doit envoyer par courriel la copie du courrier de demande de congé paternité ainsi que l’arrêté saisi dans “gestion individuelle”. De plus, l’absence doit être signalée sur l’état de présence.
Pour éviter toute retenue à tort, les absences n’ayant aucun impact sur la rémunération n’ont pas à être transmises au service mutualisateur.
- Autorisations spéciales d’absence
Il en existe deux types : les autorisations d’absence de droit et les autorisations d’absence facultatives. Ces dernières ne constituent pas un droit : il s’agit de mesures de bienveillance relevant de l’appréciation du supérieur hiérarchique.
Pour + d’infos sur les différents motifs d’ASA : Circulaire n° 2002-168
- Enfant malade
En ce qui concerne les congés pris pour motif de « enfant malade », il est nécessaire d’établir un arrêté dans « gestion individuelle » et de le transmettre au service mutualisateur, accompagné du certificat médical du médecin. Cet arrêté devra préciser si l’absence est assortie d’un traitement ou non. Toutefois, dans le cas des absences pour « enfant malade avec traitement », il n’est pas requis de les soumettre au service mutualisateur.
Pour le calculs du nombre de jours “enfant malade” pouvant être accordé, veuillez vous référer à cet article : Autorisations d’absence pour garde d’enfant ou enfant malade dans la fonction publique | Service-public.fr
C’est à l’employeur de tenir le décompte du nombre de jours de congé d’enfant malade et non pas au service mutualisateur.
- Grève
En cas de grève, les agents publics sont soumis à une retenue sur leur salaire égale à 1/30ème de leur rémunération par jour d’absence. Cette retenue est calculée sur l’ensemble de la rémunération. Le supplément familial de traitement (SFT) est maintenu en intégralité.
La retenue des jours de grève ne doit pas dépasser la quotité saisissable de la rémunération, ainsi le service mutualisateur ne déduira que 4 jours de grève par mois.
La retenue est effectuée sur la rémunération du mois au cours duquel la grève a eu lieu. La partie de la rémunération non versée n’est pas soumise à cotisation.
Si la grève dure plusieurs jours consécutifs, le nombre de 30èmes retenus est égal au nombre de jours compris du 1er jour inclus au dernier jour inclus de grève. Ce décompte s’applique même si, durant certaines de ces journées, l’agent n’avait aucun service à accomplir (jours fériés, congés, week-ends). Par exemple, lorsqu’un agent fait grève un vendredi et le lundi suivant, il lui est retenu 4/30èmes.